În ultima vreme, în contextul accelerării digitalizării și apariției unui număr tot mai mare de business-uri online, semnătura digitală calificată devine tot mai necesară. Este o tehnică care validează autenticitatea unui mesaj, a unui document sau chiar a unui software și protejează identitatea autorului. Scopul ei este de a rezolva problema falsificării în mediul digital. Cu ajutorul acestui instrument este posibila: semnarea documentelor, primirea și acceptarea lor, verificarea statusului documentelor în curs de semnare, păstrarea documentelor semnate, semnarea acestora de oriunde.  

Semnătura electronică calificată sau olografă?  

Te întrebi ce tip de semnătură se potrivește mai bine companiei tale: semnătura olografă sau cea electronică calificată?  

Semnătura electronică este creată cu certificat digital calificat și reprezintă o modalitate digitală prin intermediul căreia o persoană semnează un document și poate avea toată încrederea că informațiile din documentul respectiv nu vor fi modificate ulterior. Aceasta protejează identitatea semnatarului, identitate verificată de compania care furnizează serviciile de semnături electronice calificate. 

Semnătura olografă este folosită din cele mai vechi timpuri, aceasta are nevoie ca cei doi semnatari să se întâlnească fizic, sau ca documentul să fie trimis către cealaltă parte implicată, de cele mai multe ori prin intermediul firmelor de curierat.  

Diferența majoră dintre cele două tipuri de semnături este că semnătura olografă se utilizează pe documente în format fizic, iar cea electronică calificată este folosită exclusiv pe documente digitale.  

Semnătura digitală calificată are aceeași valoare juridică ca semnătura olografă și este non-repudiabilă, adică nu poate fi refuzată pe motiv că nu ne-ar aparține. Mai mult, aceasta este utilă în relația cu clienții, cu autoritățile și cu partenerii bancari, mai ales atunci când drumurile către instituții sunt greu de realizat. 

Iată de ce să optezi pentru acest tip de semnătură în detrimentul semnăturii clasice 

  1. Semnarea rapidă a documentelor  

În această perioadă, când totul se desfășoară cu rapiditate, inclusiv clienții companiilor își doresc simplificarea proceselor de colaborare. Semnarea contractelor și trimiterea electronică a acestora simplifică procesul de lucru și economisește timp, pentru o organizație, dar și pentru furnizorii sau clienții acesteia. Chiar dacă te afli acasă, ai decis să lucrezi dintr-un loc din mediul rural, sau din afara țării, semnarea documentelor de muncă nu mai reprezintă o practică strâns legată de locul în care te afli.

  • Securitatea și confidențialitatea documentelor 

Procesul semnăturii digitale poate fi urmărit în detaliu: cine a deschis documentul și când a fost deschis. Mai mult decât atât, în acest proces, informațiile sunt protejate și își păstrează caracterul de confidențialitate, iar documentul nu poate fi modificat. 

  • Optimizarea costurilor 

Optimizarea costurilor prezintă interes pentru majoritatea organizațiilor. Prin folosirea semnăturii electronice calificate companiile pot economisi bani utilizând mai puțină hârtie, folosind mai puține articole de birotică și reducând serviciile de transport al documentelor. Iar sarcinile realizate de angajați pe acest subiect se diminuează considerabil.  

Semnatura electronică cu certificat calificat este utilă și utilizată în mod constant în relația cu următoarele instituții: Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF), Casa Națională de Asigurări de Sănătate (CNAS), Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM), Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC), Monitorul Oficial, Depozitarul Central, Comisia Națională a Valorilor Mobiliare (CNVM), autoritățile contractante din cadrul Sistemului Electronic de Achiziții Publice (SEAP), Comisia de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private (CSSP), și numeroase administrații publice locale. Astfel, chiar și sarcinile administrative vor câștiga timp și pot deveni mai ușor de efectuat.  

Platforma Up Achiziții pune la dispoziția clienților săi trei tipuri de semnături digitale, cu o valabilitate între 1 și 3 ani, la prețuri deja negociate de specialiști.