Simți că ești mereu ocupat, dar, în același timp, nu reușești să faci tot ce îți propui? Ți se pare că cei din jur au mai mult succes, sunt mai calmi și își îndeplinesc fără efort obiectivele? Cu siguranță nu au mai mult timp la dispoziție, pentru că ziua are 24 de ore pentru toți. Secretul este buna gestionare a timpului, o metodă prin care și tu poți deveni mai bine organizat. Descoperă în continuare ce implică acest proces și care sunt pașii de urmat pentru a recăpăta controlul asupra vieții tale.

Ce reprezintă managementul timpului?

Managementul timpului este procesul prin care ne planificăm mai cu atenție timpul astfel încât să ne organizăm eficient activitățile. Poate fi utilizat atât în viața personală, cât și în cea profesională. Este un instrument excelent pentru orice persoană, indiferent de vârstă. Este extrem de important mai ales pentru cei care simt că niciodată nu au suficient timp pentru tot ce își doresc.

Există multe modalități prin care îți poți gestiona mai bine timpul. Ne putem folosi de anumite tehnici, metode testate sau instrumente, unele mai simple, altele mai complexe. În general, procesul include setarea și implementarea obiectivelor, stabilirea priorităților, crearea unui mediu care motivează și reducerea procrastinării.

De ce este importantă gestionarea timpului la locul de muncă?

În viața personală, managementul timpului ne permite să îndeplinim mai multe obiective, fără a ne simți copleșiți. Persoanele organizate reușesc fără mare bătaie de cap să aibă timp pentru familie și prieteni, pentru hobby-uri, distracție și wellness. Astfel, se simt mai relaxați și mulțumiți cu propria viață.

La locul de muncă, însă, gestionarea timpului este cu atât mai importantă. Dezorganizarea duce la scăderea eficienței și a productivității, care se traduce prin erori, depășirea deadline-urilor, chiar scăderea vânzărilor, implicit a veniturilor.

Indiferent de domeniul în care lucrezi, o bună organizare a timpului îți aduce anumite beneficii. Te simți mai puțin stresat la birou, devii mai productiv, ai mai multe oportunități de a-ți atinge obiectivele, simți că deții controlul, ai șanse crescute de avansare și o reputație mai bună. Chiar dacă în acest moment poate nu ai job-ul visat, timpul petrecut lucrând nu trebuie să fie copleșitor și obositor.

Tips and tricks pentru managementul timpului

Înainte de a pune în aplicare diverse sfaturi și recomandări, e util să afli cât de bine (sau prost) îți gestionezi de fapt timpul. Astfel, vei descoperi care sunt punctele tale slabe și cum te poți îmbunătăți. Rezervă-ți 25-30 de minute și răspunde sincer la următoarele întrebări.

  • Cât de des îmi termin sarcinile pe ultima sută de metri?
  • Care sunt motivele pentru care se întâmplă să depășesc un deadline?
  • Știu să fac diferența între sarcini importante și neimportante, pentru a le prioritiza corect?
  • Când primesc o nouă sarcină, o analizez în funcție de importanță?
  • Cât de des sunt stresat sau copleșit de sarcini și deadline-uri?
  • Ce îmi distrage atenția când lucrez?
  • Știu să identific și elimin elementele care mă fac să procrastinez?
  • Cât de des reușesc să mă odihnesc cum se cuvine între sarcini?
  • Cât de productiv sunt, pe o scară de la 1 la 10?
  • Cât de des îmi stabilesc obiective clare, ușor de îndeplinit?

Poți răspunde acestor întrebări în minte sau folosind o hârtie și un pix. Încearcă să te analizezi sincer și fără a te judeca. Odată ce vei identifica problemele, va fi mai ușor să aplici niște soluții.

Iată care sunt cele mai bune moduri în care îți poți organiza mai bine timpul la locul de muncă.

Prioritizează sarcinile

Prioritizarea sarcinilor îți permite să lucrezi eficient, nu mult. Principiul lui Eisenhower este o metodă simplă pe care o poți folosi pentru a te organiza mai bine. Într-un discurs din 1954, președintele american Dwight D. Eisenhower a spus: „Am două tipuri de probleme: urgente și importante. Cele urgente nu sunt importante, iar cele importante nu sunt niciodată urgente.” Fostul președinte îl cita de fapt pe Dr. J. Roscoe Miller, președintele Universității Northwestern, însă principiul despre care urmează să vorbim a primit numele său.

Pe scurt, este vorba de a petrece timpul pe lucruri importante, nu doar pe cele care par urgente. Astfel, nu ajungem să avem prea multe deadline-uri strânse și lucrăm mai calm. Însă care este diferența dintre sarcinile importante și cele urgente? Ei bine, primele sunt cele al căror rezultat duce la atingerea obiectivelor. Cele urgente, în schimb, necesită atenție imediată, însă sunt de obicei asociate cu atingerea obiectivelor altcuiva.

Iată cum să te folosești de principiul lui Eisenhower. Enumeră toate  activitățile/proiectele de care trebuie să te ocupi, apoi analizează fiecare sarcină și plaseaz-o în una din următoarele categorii:

  • important ȘI urgent (dacă ai des sarcini care intră în această categorie, gândește-te cum le poți programa din timp, pentru a nu deveni urgente)
  • important, dar NU urgent (sparge-le în sarcini mai mici, pentru a avea suficient timp pentru a le realiza, astfel încât să nu devină urgente)
  • NU e important, dar e urgent (gândește-te dacă le poți refuza, delegând sarcina altei persoane)
  • NU e important, NU e urgent (anulează-le, delegându-le altcuiva; pe viitor, refuză-le din start)

Pentru a-ți fi mai ușor să prioritizezi sarcinile, cu ajutorul principiului lui Eisenhower sau utilizând altă modalitate, e recomandat să te folosești de diverse instrumente. Iată câteva recomandări utile.

Un flipchart magnetic îți permite să îți prezinți mai clar ideile și rezultatele în fața echipei. Atunci când pui pe hârtie sarcinile, acesta sunt mai ușor de înțeles și prioritizat. Modelul din imagine este confecționat din oțel vopsit în alb și are cârlige reglabile pentru diferite formate de hârtie.

Un whiteboard magnetic este extrem de util în ședințe, fiind poate cel mai utilizat produs pentru comunicare și organizare. Poate fi folosit pentru brainstorming, dar și pentru crearea unui calendar. Astfel, vizualizarea task-urilor pe o anumită perioadă este realizată mai facil. Cel din imagine poate fi montat atât vertical, cât și orizontal și are o tăviță din aluminiu pentru accesorii.

Instrumentele de scris potrivite sunt la fel de importante în managementul timpului. Pixurile, creioanele și markerele îți permit să notezi toate lucrurile importante în propriul planner.

Pixul cu mecanism de mai sus are o mină cu vâscozitate redusă, pentru o scriere confortabilă.

Decorează biroul cu notițe autoadezive

Articolele de birou precum notițele autoadezive îți permit să îți organizezi mai bine task-urile, respectiv timpul. Totuși, încearcă să nu le folosești în mod exagerat. Lipește la vedere notițe cu sarcinile urgente, apoi aruncă-le când nu mai ai nevoie de ele. Încearcă să menții ordinea pe birou, altfel vei deveni copleșit.

Păstrează ordine pe birou

Dezordinea cauzează stres, iar un spațiu de lucru dezorganizat contribuie la sentimentul copleșitor pe care îl poți avea când lucrezi. În plus, distrage atenția, mai ales în mediul digital (iconițele de pe desktop, bookmark-urile salvate etc).

Rezervă-ți 30 de minute pentru a face curățenie pe birou și în computer, apoi încearcă să menții curățenia. Un spațiu de lucru bine organizat promovează productivitatea și te calmează.

Scapă de procrastinare

Să recunoaștem, cu toții procrastinăm uneori. Amânăm anumite sarcini, ne apucăm de ele, dar ne lăsăm distrași de elementele din jur, apoi ajungem să fim stresați pentru că ne apropiem de deadline. Cum putem rezolva situația?

În primul rând, trebuie să identifici motivul concret pentru care procrastinezi. Există mai multe variante:

Îți e greu să iei o decizie. De-a lungul unei zile luăm un număr enorm de mare de decizii, iar creierul obosește. Astfel, devenim confuzi și nu mai reușim să ne dăm seama ce ar trebui să prioritizăm sau la ce să renunțăm. Acesta e și motivul pentru care în supermarket găsim gustări nesănătoase lângă casa de marcat. Am luat deja multe decizii în timp ce am umplut coșul, iar la final nu mai suntem atenți. Dacă o ciocolățică ne face cu ochiul, o cumpărăm din impuls, fără a ne gândi prea mult la decizie.

Nu ai autodisciplină. E seară, te-ai băgat în pat, iar înainte de culcare începi să faci planuri mărețe pentru următoarea zi. Îți promiți că te vei apuca de sport, de cursul acela la care vrei să te înscrii de câteva luni și vei renunța la un obicei prost. Desigur, dimineața motivația a dispărut. Fiecare dintre noi a făcut asta de câteva ori. Lipsa de autodisciplină poate apărea și pe parcursul unei zile. Chiar dacă dimineața îți propui să termini cât mai multe sarcini, pe la prânz îți dai seama că de fapt ai putea să le amâni… doar puțin.

Nu ești suficient de motivat. Pentru a duce la capăt o sarcină, avem nevoie de anumite elemente care ne motivează. Poate fi vorba de un sistem de tipul recompensă/pedeapsă, îndeplinirea obiectivelor sau satisfacția pe care o simți în timp ce lucrezi. Cea din urmă se concentrează pe „călătorie”, nu pe „destinație”.

Iată ce poți face pentru a scăpa de procrastinare:

Creează un to-do list. Notează toate sarcinile de care trebuie să te ocupi într-o zi, săptămână sau lună. Apoi, organizează-le astfel încât să îți pui singur deadline-uri pe care le poți îndeplini. Nu uita să le prioritizezi în funcție de importanță.

Rezervă-ți timp pentru procrastinare. Sună contraintuitiv, însă funcționează. Gândește-te la momentul din zi când obișnuiești să pierzi timpul în loc să lucrezi. Atunci când îți organizezi ziua, lasă-ți 30 de minute libere în acel moment pentru a te ocupa de alte lucruri. Astfel, în restul zilei te poți ocupa de sarcinile pe care trebuie să le termini.

Elimină elementele care îți distrag atenția. Ascultă muzică la căști pentru a nu auzi discuțiile colegilor, blochează site-urile pe care le folosești pentru procrastinare (Facebook etc), dezactivează notificările automate de la email și pune-ți telefonul pe silențios atunci când ai de finalizat ceva important.

Folosește metoda Pomodoro

În anii ’80, pe când era student, Francesco Cirillo a dezvoltat o metodă de management al timpului utilizată în prezent în întreaga lume: tehnica Pomodoro. În italiană, cuvântul înseamnă roșie și vine de la cronometrul de bucătărie pe care acesta l-a folosit.

Iată cum este descrisă tehnica originală:

  1. Decide asupra sarcinii pe care o ai de realizat.
  2. Setează cronometrul pentru 25 de minute.
  3. Lucrează la sarcina respectivă fără întreruperi.
  4. Când cronometrul sună, fă o pauză de 5-10 minute.
  5. Pornește din nou cronometrul și repetă pașii anteriori.
  6. După 4 pomodoro (etape de lucru), fă o pauză mai lungă, de 20-30 de minute, apoi repetă pașii până termini sarcina.

Scopul metodei este de a îmbunătăți concentrarea și fluxul de lucru, reducând întreruperile. Sunt permise pauze, însă în timpul unei pomodoro se recomandă eliminarea oricărei alte activități.

În multe cazuri, sarcina poate fi finalizată în timpul unui pomodoro, când cronometrul încă nu a sunat. Cirillo recomandă ca în timpul rămas să se revizuiască munca și/sau să se facă mici îmbunătățiri. Dacă tehnica este utilizată pentru studiu, se repetă informațiile sau se fac notițe adiționale.

Deși creatorul acestei metode folosește și recomandă un cronometru fizic, au fost dezvoltate numeroase aplicații similare. Astfel, îți poți seta un cronometru digital pe computer sau pe telefonul mobil.

Principiul Pareto

Principiul Pareto a fost dezvoltat de consultantul în management Joseph M. Juran. El l-a numit astfel după economistul italian Vilfredo Pareto, care a remarcat legătura 80/20 în 1896. Principiul afirmă că aproximativ 80% din rezultate sau consecințe provin din 20% dintre cauze.

Observația lui Pareto era legată de populație și bogăție. Mai exact, 80% din pământul Italiei era deținut la vremea respectivă de 20% din populație. După ce a efectuat sondaje pe mai multe țări, a descoperit că această distribuție se aplică nu doar în Italia.

Principiul a ajuns să fie aplicat foarte mult în zona de business. Probabil ai auzit că 80% din veniturile unei companii provin de la 20% din clienții săi sau că 80% din informațiile importante dintr-o ședință se spun în 20% din durata totală a acesteia.

Însă cum aplicăm principiul în managementul timpului? E destul de simplu: se estimează că mulți oameni tind să procrastineze în mare parte a timpului. În plus, nu tot ce lucrăm este cu adevărat important pentru scopul final. Mai exact, 80% din rezultatele pe care le obținem provin din 20% din timpul lucrat.

Astfel, se recomandă să identificăm cele mai importante sarcini și să ne concentrăm pe ele. Obiectivele trebuie evaluate permanent pentru a fi împărțite în diferite categorii, în funcție de importanța lor, dar și de durata de timp necesară finalizării.

După cum vezi, există numeroase moduri prin care îți poți gestiona mai bine timpul astfel încât să devii mai productiv. Ține cont de sfaturile de mai sus și vei reuși să lucrezi mai eficient într-un timp mai scurt.